Interne communicatie: de belangrijkste factor in winstgevendheid!

Hoeveel winst lekt er bij jou weg door onvoldoende interne communicatie?

Zonder communicatie is samenwerking niet mogelijk. Dus ook interne communicatie neemt een zeer belangrijke plaats in binnen het ondernemerschap. Veel MKB ondernemers en managers zijn erg angstig voor een ongestructureerde ‘vergadercultuur’ binnen hun bedrijf.
En toch maken zij zich vaak, volkomen onbedoeld, schuldig aan het in stand houden van onnodig gebabbel. Dit komt doordat er onvoldoende aandacht is voor de interne communicatiestructuur én het naleven van de gemaakte afspraken daarover.

Barry Kouer | Honescon

"MKB ondernemers en managers maken zich vaak, volkomen onbedoeld, schuldig aan het in stand houden van onnodig gebabbel."

Welke vormen van communicatie zijn er eigenlijk?

Voor een goede gestructureerde interne communicatie is het belangrijk dat de interne communicatie wordt onderverdeeld in:

  • Formele communicatie: Alle communicatie binnen een onderneming die ‘officieel’ is vastgelegd en volgens vaste lijnen en structuren verloopt.
  • Functionele communicatie: Alle procedures, handleidingen, administratieve handelingen, verslaglegging etc.
  • Operationele communicatie: De dagelijkse informatiestroom die nodig is om de onderneming goed te laten functioneren.
  • Informele communicatie: Alle communicatie waarbij mensen zenden en ontvangen uit zichzelf, omdat ze dat zelf willen. Hierbij houden zij zich niet aan hiërarchische structuren van de onderneming.

Op basis hiervan is een eerste indeling mogelijk, waarbij je rekening moet houden dat diverse vormen van communicatie tegelijkertijd plaatsvinden.

Wat is belangrijk bij het formuleren van de interne communicatiestructuur?

Bij iedere vorm van communicatie staat duidelijkheid van de communicatie centraal. Als men de communicatie niet begrijpt, gaat de bedoeling van de boodschap verloren. Dus is het van groot belang om altijd te checken of de communicatie begrepen is en of duidelijk is wat wordt bedoeld of moet gebeuren.

Daarnaast staan de volgende vragen steeds centraal: 

  • Wie communiceert met wie?
  • Waarover gaat de communicatie?
  • Op welk moment communiceren wij met elkaar?
  • Op welke wijze communiceren wij met elkaar?
  • In welke frequentie communiceren wij met elkaar?

Als je dit in een duidelijke structuur hebt gezet, is het van groot belang dat ieder overleg:

  • Volgens een vaste agenda wordt gevoerd
  • Niet langer duurt dan een vooraf bepaalde tijdslimiet
  • Altijd wordt vastgelegd in een verslag of notulen
  • Een lijst met concrete actiepunten oplevert

Uiteraard speelt de informele communicatie ook een zeer prominente rol. In onderling overleg kun je samen een cultuur creëren waarbij verantwoordelijkheden en bevoegdheden elkaar versterken.

Waarom is een goede interne communicatie structuur belangrijk?

Een goed ingerichte interne communicatie structuur voorkomt dat er een inefficiënte ‘vergadercultuur’ ontstaat. Een goede interne communicatie draagt daarnaast ook positief bij aan het rationeel en emotioneel vermogen van mensen dat op waardevolle wijze zorgt voor meer onderlinge verbinding en betrokkenheid bij het bedrijf. Hierdoor daalt het foutpercentage drastisch en daarmee dalen ook de faalkosten.

Maar het belangrijkste voordeel van een goede interne communicatiestructuur is dat het een prettige werksfeer bevordert, waarin iedereen bijdraagt aan de groei en ontwikkeling van elkaar én dat van het bedrijf.

Heb jij jouw interne communicatie al goed geformuleerd en gestructureerd?

Of vind je dit misschien moeilijk? Bespreek dit dan eens met iemand die hierin gespecialiseerd is. Heb je in jouw directe omgeving niet iemand met wie je hierover kunt sparren? Dan doe ik dat graag!

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn